آن چه می آموزید:

چرا مدیریت پروژه؟چرا برنامه ریزی و کنترل پروژه؟ تجربه ای که در این سال ها داشتم و ترجیح میدم به سایر دوستان منتقل کنم این بوده که در بسیاری از پروژه هایی که تصمیم بوده است سیستم های برنامه ریزی، کنترل و مدیریت پروژه را پیاده سازی شود همیشه باید تلاش برای جلب رضایت مدیران ارشد سازمان ها و پروژه ها در اولویت قرار داده می شد.

بنابراین این آموزش برای بسیاری از دوستانی که در این زمینه فعالیت دارند یا برای مدیرانی که دنبال این هستند که مزایای پیاده سازی مدیریت پروژه را که قصد دارند برای آن هزینه انجام شود را بدانند، بسیار مفید خواهد بود. روزی یکی از مدیران شرکت هایی که باهاشون افتخار همکاری داشتم از من این سوال را پرسیدند که حالا می خواهید این سیستم ها را پیاده سازی کنید و من هم باید پول خرج کنم تهش برای شرکت ما چه چیزی به همراه خواهد داشت؟

در جواب گفتم چیزی که موجب می شه شما کاهش هزینه داشته باشید، مدیران و کارشناسان مختلف توجه کنید که هزینه های انجام شده در بخش برنامه ریزی و مدیریت پروژه اگر توسط شخص مناسب و کاربلد انجام بشه و از حالت دیتا و نقاشی خارج بشه بدون شک در دل کار بیرون خواهد آمد یعنی اینکه شخصی که این کار را برای شما انجام می دهد در صورتی که کارش را بلد باشد موجب کاهش هزینه های زیادی خواهد شد که این در دل این هزینه ها دستمزد فرد مربوط تامین خواهد شد.

بدین شکل که سیستم را منظم خواهد کرد و بهبود شرایط کاری رو خواهد داد که بدون شک جلوی هزینه های مختلف مثل قصور و کوتاهی، راندمان پایین سیستم، بی برنامگی، دوباره کاری و….. را گرفته و بابت این کار دستمزدی را خواهد گرفت که بدون شک لیاقتش را دارد.

امیدوارم تا حدودی توانسته باشم پاسخ چرا مدیریت پروژه؟چرا برنامه ریزی و کنترل پروژه؟ را مشخص کنم.

دید مدیریت ارشد در پیاده سازی و استفاده کامل از مزایای سیستم های مدیریت پروژه و حمایت کافی و کامل در کنار یک متخصص کار بلد سبب خواهد شد کاربرد واقعی این علم لمس شده و همه راضی باشند.

برای تشریح سودمند بودن فعالیت ها بخش برنامه ریزی، کنترل و مدیریت پروژه من به مدل مثلث مدیریت پروژه که البته الان بروزرسانی شده و تبدیل شده به مدل ستاره مدیریت پروژه  رجوع می کنم و توضیحات خودم را ارائه می نمایم.

هدف هر شرکت از پیاده سازی سیستم های فوق الذکر باید کاهش هزینه در کنار افزایش سود باشد حالا این که چطوری این امر ممکن است در زیر به صورت کلی بیان خواهد شد.

در مدل مثلث مدیریت پروژه اشاره شده است که سه عنصر با عناوین زمان، هزینه و محدوده کاری وجود دارد که بدون شک این سه عنصر با هم مرتبط هستند به عبارتی وقتی که زمان یک پروژه افزایش یابد بدون شک هزینه های پروژه افزایش خواهد یافت و این هزینه ها هم شامل هزینه های کارگاهی و سربار هستند و هم از طرفی هزینه و ضررهایی که از تاخیر در بهره برداری یک پروژه صورت می گیرد     

چرا مدیریت پروژه؟چرا برنامه ریزی و کنترل پروژه؟

برای مثال اگر شما یک پروژه ساختمانی را در دست اجرا دارید اگر زمان اجرا افزایش پیدا کند اتفاقات مختلفی ممکن است بیافتد که منجر به هزینه برای شرکت شما گردد. نیروی انسانی، ماشین الات، متریالی که دستخوش تغییر قیمت می تواند گردد علاوه بر این ساختمان به اتمام نرسیده است و شما امکان فروش واحدهای مسکونی را ندارید پس سرمایه و پول زیادی است که نمی تواند استفاده از آن داشته باشید. بوسیله مثلث مدیریت پروژه، تکنیک ها و نرم افزارهای این دانش می توان سیستم را بهینه کرده و هر سه عنصر ذکر شده در این مدل را که در کنار کیفیت وجود دارد را کنترل و مدیریت نمایید تا بهترین نتیجه حاصل شود.

1-محدوده پروژه:

تمامی اقلام قابل تحویل پروژه در این عنصر قرار خواهند گرفت. بدون شک هرچه محدوده افزایش یابد زمان و هزینه پروژه افزایش خواهد یافت، تمامی بسته های تحویلی پروژه که به عنوان آیتم های Work Breakdown Structure در برنامه زمان بندی اضافه خواهند شد در این بخش قرار خواهد گرفت و شروع تهیه برنامه زمان بندی از آن خواهد بود بنابراین WBS که از آن به عنوان قلب مدیریت پروژه یاد می شود در این قسمت نهایی و بسته خواهد شد.

2-زمان:

به خوبی مشخص است که کنترل زمان تنها بوسیله زمان بندی پروژه انجام خواهد گرفت. مشخص کردن بسته های تحویلی پروژه طبق عنصر دیگر مثلث که همان محدوده پروژه است در این بخش نیز درگیر بوده و کلیه فعالیت هایی که برای انجام آن بسته های کاری موردنیاز است به دیتیل و با جزییات به همراه روابط بین فعالیت ها در این سند ذکر خواهد شد و در صورتی که این برنامه با همکاری نفرات اجرایی یا دوستان کنترل پروژه که سابقه اجرایی دارند بسته شود بهترین بستر برای مدیریت زمان پروژه ایجاد خواهد داشت که بهبود عناصر دیگر این مثلث را نیز به همراه خواهد داشت.

3-هزینه:

یکی دیگر از عناصر مربوط به مثلث مدیریت پروژه هزینه است که بدون شک از اهمیت بسیار زیادی برای شرکت های پروژه محور جهت ماکزیمم کردن سود برخوردار می باشد در این گام برنامه زمان بندی ارائه شده در تک تک فعالیت ها بودجه بندی خواهد شد که این بودجه بندی می تواند شامل مواردی همچون هزینه های مربوط به نیروی انسانی، ماشین آلات، متریال و مصالح کار و هزینه های سربار مربوط به انجام هر فعالیت باشد که در نتیجه منجر به بودجه بندی اولیه پروژه و نیز بر اساس آن اقدام به تهیه نمودار نقدینگی پروژه خواهد شد که نشان دهنده برنامه ریزی بودجه پروژه در طی زمان موردنظر خواهد بود و کنترل های بعدی نیز بر اساس این مبنا انجام خواهد شد.

دقت کنید که نمودار نقدینگی می تواند با بودجه بندی برنامه متفاوت باشد چرا که اکثر پرداخت های مربوط به پروژه ممکن است روش های غیرنقدی، اقساطی یا … را شامل شود بنابراین بعد از تهیه برنامه زمان بندی می توانید مدل پرداخت هزینه های پروژه را نیز به خوبی بر اساس بسته های کاری مشخص شده تهیه و ارائه نمایید.

***** بحث کیفیت در این مدل نیز بسیار حائر اهمیت است یعنی اگر کیفیت کار کاهش یابد بدون شک سبب افزایش زمان، هزینه به دلیل دوباره کاری خواهد شد علاوه بر آن سابقه اجرایی و کاری پروژه و سهامداران شرکت نیز بسیار تحت الشعاع قرار خواهد گرفت.

بنابراین اگر مدیران مختلف به فکر حفظ کیفیت و نیز ارتقا سطح کار پروژه ها و افزایش سهم خود در بازار کاری هستند باید این مهم را مورد توجه قرار دهند حال این که چگونه کیفیت را در برنامه لحاظ کنید؟ روش های مختلفی دارد به عنوان مثال بسیاری از تست ها و پانج های کیفی کار می تواند به عنوان فعالیت در برنامه زمان بندی جای گیرد و نیز بر اجرای کارهای مختلف لیست بازرسی ها قابل انجام باید تهیه شود و در کارگاه پیاده سازی شود یعنی ارائه گزارشات مربوط به برنامه بدون ارائه و امضای لیست کارهای کنترل کیفی غیرقابل قبول باشد.

در پایان به ذکر این نکته بپردازم که بسیاری از شرکت ها به دلایل مختلف و نداشتن دید بلند مدت، یا عدم وجود افراد متخصص در بخش برنامه ریزی و کنترل پروژه ممکن است دست به اقدام مناسب نزنند یا اینکه بعد از نتیجه نگرفتن از افراد نامناسب احساس کنند که این دانش فقط به کلی گویی می پردازد به این دسته از دوستان خواهم گفت که بزرگ فکر کنید سپس ابزار و نفرات مناسب را در جای مناسب قرار دهید، حمایت کنید و نتایج باورنکردنی را لمس کنید.