آن چه می آموزید:

درباره اهمیت ساختار شکست کار یا Work Breakdown Structure که به اختصار به WBS معروف هست همه دوستان فعال در این زمینه کامل آگاه هستند و روش های تهیه این ساختار که به قلب مدیریت پروژه هم معروف هست متفاوت می تواند باشد اما در این آموزش سعی بر آن بوده است که یکی از کاربردی ترین آنها آموزش داده شود.

همان طور از اسمش معلومه معنی ساختار شکست کار { نه فعالیت (Activity)}

بعضی از افراد فعالیت را با WBS اشتباه می گیرند .

• موفق بودن در تهیه ساختار شکست کار نیاز به دو چیز دارد:
• دانش کافی در مورد اصول تهیه ساختار شکست کار  و تسلط به محدوده کاری پروژه
• داشتن دقت و صرف زمان کافی برای تهیه WBS

منظور این است که اگر زمان کافی برای تهیه آن گذاشته شود در ادامه سایر کارها و تعریف فعالیت ها، مشخص کردن هزینه ها و …. بسیار ساده تر خواهد شد چیزی از قلم نخواهد افتاد و هزینه پروژه هم با دقت بیشتری مشخص خواهد شد.

• نکاتی در مورد تهیه WBS:

  • شناخت دقیق محصول پروژه
  • مطالعه دقیق قرار داد
  • هر سطح را یک محصول قابل تحویل در نظر بگیرید
  • پایین ترین سطوح WBS نباید محدوده زمانی زیادی از پروژه را  شامل شوند._

استاندارد PMBOK درباره ساختار شکست چه گفته است؟

• پم باک تهیه ساختار شکست کار را فرآیندی در حوزه مدیریت گستره پروژه می داند. (برخلاف کسانی که فکر میکنن در حوزه مدیریت زمان پروژه است)
• WBSیک تقسیم بندی سلسله مراتبی و مبتنی بر تحویل شدنی هاست برای کارهایی که قرار است تیم پروژه برای دستیابی به اهداف پروژه و تحقق تحویل شدنی های آن انجام دهد.

قواعد اجباری در تنظیم ساختار شکست کار

1. ساختار شکست کار باید تمام کارهای پروژه را در خود جای دهد و کار اضافه‌ نداشته باشد.
2. عناصر ساختار شکست کار تحویل شدنی‌های پروژه را نشان میدهند، ساختار درباره کارهای پروژه است ولی عناصر آن از جنس فعالیت نیستند، بلکه از جنس تحویل شدنی ها )محصولها( هستند.
3. تحویل شدنی ها در استاندارد: PMI
4. منحصر به فرد باشند
5. قابل ارزیابی باشند
6. استاندارد PRINCE2 جهت تهیه WBS توصیه می کند که به جای کارها بر محصول ها تمرکز کنیم.

به مثال زیر توجه کنید :

• Level1: در این سطح نام پروژه مشخص می شود.
• Level2: فاز های(Phase) پروژه (شامل: مهندسی Engineering -خرید Procurement ساخت Construction البته برای اینکه برنامه به درستی بسته شود سطوح زیر نیز معمولا هم سطح با فازهای اصلی پروژه در برنامه ثبت می گردد:

شروع Start –مایلستون های قراردادی Contract Milestone -تجهیز کارگاه Mobilization -راه اندازی Commissioning -برچیدن کارگاه Demobilization -پایان Finish)

• A: در ساختار WBS بعد از تعریف شروع و پایان در سطح فاز ،در سطح Activity فعالیت هایی با همین عناوین به عنوان مایلستون تعریف می شود.

• B: در مایلستون های قراردادی (Contract Milestone) رویدادهایی که مربوط به قرارداد است و کارفرما باید تامین کننده و مشخص کننده آنها باشد به دلیل اهمیت ذکر خواهد شد مانند تحویل زمین، پیش پرداخت و ….

• D: فاز مهندسی مربوط به این آموزش نیست اما در ساختار شکست مربوط به فاز خرید (Procurement) می توان به شکل زیر دسته بندی های مختلف تا سطوح پایینی را انجام داد.

این فاز را در سطح سوم به خرید های داخلی (Domestic) و خارجی (Foreign) تقسیم کرده سپس در سطح چهارم Discipline ها و در سطح پنجم Work package یا بسته های کاری را می توان ثبت کرد.

دقت کنید بدلیل اینکه خریدهای خارجی از لحاظ زمانی و هزینه ای ارزش زیادتری نسبت به خریدهای داخلی دارند بهتر است سطح ششم در خریدهای خارجی را به دسته بندی های مربوط به خرید قرار دهید( یعنی مهندسی خرید – تولید – بسته بندی و حمل) که در زیر این ساختار فعالیت ها قرار خواهند گرفت اما در خریدهای داخلی می توان همین گام های اصلی را به عنوان فعالیت در نظر گرفت.

• E: بخش تجهیز کارگاه

• F: یکی از مهمترین فاز های یک پروژه بخش ساخت می باشد . یک نمونه WBS  از بخش ساخت به شکل زیر می تواند باشد.

در level سوم و چهارم ناحیه و زیر ناحیه را قرار خواهد گرفت برای نمونه پروژه شما دارای چندی ناحیه است بطور مثال در ناحیه 500 پمپ خانه و ازمایشگاه و در ناحیه 600 یک سالن تولید و انبار  وجود دارد

 level  پنجم Discipline های کاری را شامل خواهد شد مانند سيويل-سازه فلزي-مکانيکال-معماري-پايپينگ-الکتريکال-ابزار دقيق.

 Level ششم پکیج های کاری را در بر خواهد گرفت.

برای مثال در دیسیپلین سیویل برای پمپ خانه ناحیه 500 نیاز است  فونداسیون اجرا گردد پس فونداسیون یک بسته کاری (شامل فعالیت های خاکبرداری-تسطیح و کامپکت- اجرای بتن مگر-ارماتور بندی-قالب بندی –بتن ریزی- عمل آوری بتن ) است.

• G: فاز راه اندازی بعنوان یک بسته کاری با فعالیت های پیش راه اندازی می تواند باشد.

• H: فاز برچیدن کارگاه نیز به عنوان یک بسته کاری با فعالیت برچیدن کارگاه در نظر گرفته می شود

ساختارهای شکست مختلفی در پروژه ها می تواند ایجاد شود اما توصیه جدی بنده به این است که ابتدا یک WBS اجرایی و کامل تهیه کنید و در ادامه برای تهیه گزارش های مختلف به ساختارهای مختلفی نیاز پیدا خواهید کرد که می توانید آنها با استفاده از Activity Code ایجاد کنید.