آنچه می آموزید:

فرض کنید که وزن مربوط به فعالیت ها را در اکسل محاسبه نموده اید و اکنون باید آن ها را به نرم افزار انتقال دهید. اساس کار به این شکل است که ابتدا اطلاعات فعالیت ها مانند شناسه فعالیت، نام فعالیت و ستون مورد نیاز برای انتقال اطلاعات خاص را به یک فایل اکسل استخراج می کنید سپس به وسیله فرمول های اکسل مثل Vlookup مقادیر مورد نظر را جستجو کرده و در فایل استخراج شده از پریماورا قرار می دهید. این پست به انتقال وزن و اطلاعات فعالیت ها از اکسل به پریماورا می پردازد.

1- ابتدا از منوی File گزینه Export را انتخاب نمایید.

2- در کادر باز شده گزینه Spreadsheet – (XLS را انتخاب نمایید تا فایل با فرمت اکسل استخراج شود. سپس گزینه Next را کلیک نمایید تا به مرحله بعد وارد شوید.

3- در این کادر گزینه Resource Assignment را انتخاب نمایید و گزینه Next را کلیک نمایید.

4- در کادر بعدی تیک گزینه Export را انتخاب کرده و گزینه Next را کلیک نمایید.

5- در کادر بعدی گزینه New را کلیک نمایید تا بتوانید یک Template جدید برای استخراج اطلاعات مورد نظرتان ایجاد نمایید و نام آن را Weight Value قرار دهید.

6- روی Template ایجاد شده کلیک نمایید سپس گزینه Modify را کلیک نمایید تا بتوانید قالب مورد نظرتان را بصورت اختصاصی سازی شده ایجاد نمایید. در این بخش از زبانه های سمت راست و زبانه Unit گزینه Budgeted Unit را انتخاب کرده و به ستون ها اضافه نمایید با زدن فلش های موجود به راحتی این انتقال صورت می گیرد.

ستون Budgeted Unit ستونی است که شما می توانید وزن های فعالیت ها را بوسیله آن به نرم افزار پریماورا انتقال دهید.

7- بعد از انتخاب ستون های مورد نظر OK را کلیک نمایید تا به کادر Select Template بازگردید در این کادر گزینه Next را کلیک نمایید. در کادر بعدی می توانید محل دلخواه برای ذخیره فایل استخراج شده از پریماورا را انتخاب نمایید. در پایان کلید Next را انتخاب نمایید.

8- درکادر پایانی گزینه Finish را انتخاب نمایید و منتظر بمانید.

9- در انتها کادر نشان دهنده نتیجه استخراج نمایش داده می شود. Close را انتخاب نمایید.

10- فایل اکسل استخراج شده به سیستم خود را باز نمایید.

11- حال دو فایل اکسل در اختیار دارید فایل اول که در آن وزن فعالیت ها را محاسبه نمودید و فایل دوم که  از نرم افزار استخراج شده است. باید وزن فعالیت ها را از فایل اول به فایل استخراجی انتقال دهید. این عمل را می توانید با فرمول Vlookup انجام دهید.

این فرمول بر اساس یک مقدار پایه در این اختصاصی است مانند شناسه فعالیت ها که در فایل اول هم وجود دارد می تواند مقادیر متناظر مورد نظر را جستجو کند و به فایل دوم انتقال دهد.

بدین منظور فایل اول که وزن ها را در خود دارد باز نمایید یک شیت جدید در آن ایجاد کنید سپس آیدی فعالیت ها را از شیت دوم انتخاب کرده و به شیت جدید ایجاد شده در فایل اول انتقال دهید.

12- قاعده کلی تابع Vlookup اکسل به صورت زیر هست:

(جستجوی تقریبی [اختیاری]، شماره ستون، محدوده جستجو، مقدار موردنظر برای جستجو)=Vlookup

مقدار مورد نظر برای جستجو باید در دو فایل وجود داشته باشد که در پروژه شناسه فعالیت است، محدوده جستجو جدولی است که ستون اول آن مقدار مورد نظر برای جستجو است و ستون آخر آن ستون مورد نظر برای جایگزینی که در این جا وزن هر فعالیت می باشد. برای درک مورد بالا به شکل زیر و محدوده انتخاب شده توجه نمایید.

13- ستون مربوط به نتیجه را کپی کنید و به فایل اکسل استخراج شده از نرم افزار انتقال دهید و فایل را Save نمایید.

در انتقال وزن و اطلاعات فعالیت ها از اکسل به پریماورا توجه به تعداد رقم اعشار داشته باشید خصوصا زمانی که نوع درصد پیشرفت Unit%  و قیمت های واقعی استفاده می کنید.

14- وارد نرم افزار شوید و از منوی  File گزینه Import را انتخاب نمایید. از این گزینه برای ورود اطلاعات به فرمت های مختلف به نرم افزار پریماورا استفاده می شود.

15- در کادر Import Format تیک گزینه Spreadsheets – (XLS را انتخاب نمایید و گزینه Next را کلیک نمایید.

16- در کادر بعد باید فایلی را که قبلاً از نرم افزار استخراج کردید و وزن ها را درون آن اصلاح و وارد نمودید، جهت وارد کردن به نرم افزار انتخاب نمایید.سپس Next را کلیک نمایید.

17- در کادر بعدی تیک گزینه Resource Assignement را انتخاب کنید و Next را کلیک نمایید.

18- در کادر بعدی با زدن کلید سه نقطه در کادر Import To پروژه ای را که قصد دارید اطلاعات مورد نظر را به آن وارد نمایید را انتخاب نمایید.سپس Next را کلیک نمایید.

19- در کادر پایانی گزینه Finish را کلیک نمایید.

20- منتظر بمانید تا کادر پیام نتیجه نمایان گردد. کادر را Close کنید.

21- وارد نمای Activities در نرم افزار شوید، همانطور که در قبل گفته شد ستون مورد نظر برای نمایش وزن فعالیت های پروژه Budgeted Labor Unit می باشد. با استفاده از ابزار Columns این ستون را به نمای Activities اضافه نمایید. بهتر است بعد از پایان این عملیات برنامه را به تاریخ شروع پروژه زمان بندی نمایید.