آنچه می آموزید:

امروز در مورد یکی از مهمترین مستندات پروژه صحبت خواهیم کرد. جلساتی که مرتبط با پروژه است چه در کارگاه و بخش های اجرایی و چه در زمینه های مدیریتی بسیار حائز اهمیت هستند چرا که بعد از بسته شدن برنامه های زمان بندی بدون شک از برنامه کلی مجبور به استخراج برنامه های دوره ای، ماهانه یا هفتگی کارگاهی هستید تا بتوانید پروژه مطابق برنامه ریزی ها اولیه انجام شده پیگیری کرده و اهداف پروژه را پیش ببرید صورتجلسات در پروژه یکی از اسناد مهم  است که در کلیم های مالی و آنالیز تاخیرات می تواند مورد استفاده قرار گیرد.

به طور معمول جلسات هفتگی کارگاهی برای بررسی وضعیت پروژه برگزار خواهد شد که هدف از این جلسات به صورت کلی به شرح زیر می باشد.

1-بررسی فعالیت های هفته قبل طبق برنامه کارگاهی ارائه شده

2-شناسایی کمبودها و نقاط ضعف (نیروهای غیرمتخصص، عدم پیگیری پیمانکار، کمبود های مختلف و….)

3-ارائه برنامه هفته آینده کارگاه و تسلیم آن به پیمانکار

صورتجلسات جز اسناد رسمی پروژه هستند پس شماره، تاریخ، امضای شرکت کنندگان در آن ضروری است و حتماً باید لحاظ شود در غیر این صورت رسمیت نخواهد شد و در مواقع لزوم نمی توان به آن ارجاع کرد.

در حقیقت می توان گفت صورتجلسات بخشی از برنامه مدیریت پروژه هستند که در ریزترین سطح کارگاه و در سطح اجرایی می تواند کمک موثری به پیشبرد پروژه داشته باشد بنابراین ثبت این صورتجلسات، پیگیری آن ها و واکنش نسبت به تاخیرات ایجاد شده که عموماً توسط واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه انجام می شود بسیار حائر اهمیت می باشد.

حالا که اهمیت موضوع توضیح داده شد به شما باید بگویم که به عنوان یک نیروی مناسب باید همیشه سعی کنید بهترین شرایط را برای کار خود فراهم کنید. در این بخش نمونه ای از یک فایل اکسل که بوسیله کدنویسی و VBAانجام شده است نمایش داده می شود.

1-فرم اول که مربوط به ورود اطلاعات یک صورتجلسه در بانک اطلاعاتی می باشد.

همانطوری که می بینید کلیه اطلاعات مربوط به یک صورتجلسه و آیتم های مورد نظر آن در این فرم مشخص بوده و پس از وارد کردن اطلاعات با ثبت کردن آن در بانک اطلاعاتی بخش اولیه کار انجام خواهد شد.

2-فرم جستجوی اطلاعات که در این فرم می توانید بر اساس تمام شاخص های موردنظرتان در آیتم های مربوط به صورتجلسات مختلف که در این سیستم ثبت شده باشد جستجوی لازم را داشته باشید و بدون کوچکترین مشکلی در حجم بالا کار را پیش ببرید. البته این یک نمونه ساده از بهترکردن شرایط و بالابردن سرعت در کار است که می توانید بسته به سطح توانایی خود کارها را به شکل های مختلف و بهتر انجام دهید.